Hot desking: di cosa si tratta?

Con Hot desking si intende un modo completamente nuovo di lavorare in ufficio. Esso rappresenta un sistema organizzativo di spazi di lavoro in cui le scrivanie non sono fisse ma sono usate ogni giorno da dipendenti diversi. I dipendenti infatti non hanno posti assegnati e scelgono dove sedersi quotidianamente. Inoltre, non c’è un sistema formale di prenotazione: i dipendenti semplicemente trovano un posto per lavorare e lo rivendicano come proprio per quella giornata.

I vantaggi sono molteplici:

• Massimizzare l’efficienza e l’utilizzo dello spazio fisico
• Maggior flessibilità
• La collaborazione tra dipendenti aumenta
• Ambiente innovativo che si traduce in stimoli quotidiani per i dipendenti
• Coinvolgimento, soddisfazione e produttività dei dipendenti aumentano

Per capire questo nuovo concetto dobbiamo dimenticarci della classica concezione dell’arrivare in ufficio e, come d’abitudine, sedersi alla propria postazione.

Con l’hot desking la postazione fissa sparisce e il tradizionale spazio di lavoro muta.

Rappresenta sicuramente una svolta innovativa nel concepire un modo di lavorare senza precedenti. I dipendenti che arrivano in ufficio, quindi, potranno “prenotare per la giornata” e scegliere a proprio piacere la scrivania. Avranno la possibilità di prediligere una postazione più luminosa oppure un angolo più tranquillo se la giornata sarà particolarmente impegnativa. Insomma, per usare un inglesismo, potremmo definirlo come un “flexible workplace”.

Il dipendente è totalmente al centro perché può decidere quotidianamente dove e come lavorare. In questo modo si sentirà coinvolto e più considerato all’interno della propria realtà azienda. Se i dipendenti si possono muovere liberamente all’interno dell’ufficio, saranno sicuramente più felici e perciò la qualità del lavoro percepita aumenterà in modo proporzionale.

Scambio di idee e di competenze

Questa modalità può essere applicata anche tra diversi team all’interno di un’organizzazione anche se ciò richiederebbe un’organizzazione molto precisa. Si è infatti abituati a dialogare sempre con gli stessi colleghi e magari non si conoscono nemmeno i volti dei colleghi degli altri settori.

Grazie all’hot desking invece i livelli o i reparti diventano meno rilevanti per dar vita ad uno spazio di collaborazione innovativo. Interfacciarsi con un collega nuovo, magari con un’esperienza maggiore della propria o di un altro settore, può portare solamente benefici in quanto ciascuno regalerà la propria esperienza, favorendo in modo naturale uno scambio reciproco di idee.

Far incontrare persone provenienti da realtà aziendali differenti, facilita infatti lo scambio di competenze sicuramente diverse aumentando così la produttività.

L’aspetto relazione dell’hot desking

Questi moderni spazi hanno l’obiettivo principale di generare nuove idee utili alla produttività dell’azienda stessa, e contemporaneamente permettono anche una miglior conoscenza dei colleghi, contribuendo a instaurare relazioni solide all’interno dell’ufficio.

Perché è importante anche il fattore umano-sociale? Le aziende sono fatte di persone e le persone han bisogno di instaurare relazioni e di essere stimolate. Il lavorare ogni giorno con nuovi colleghi motiva la persona e crea un ambiente di lavoro sempre stimolante e mai noioso.

Un’altra peculiarità importante è il fatto che questo sistema abitua le persone ad essere più flessibili. Negli ultimi anni una delle soft skills più richieste delle aziende è proprio la flessibilità e, in questo modo, i dipendenti si abitueranno ad essere sempre più flessibili nel loro lavoro.

Tendenza o soluzione lavorativa interessante?

Più che un trend del momento, l’hot-desking è una vera e propria rivoluzione perché permette alle persone di lavorare dove vogliono. Proprio per questo motivo è uno strumento usato principalmente dai lavoratori autonomi ma negli ultimi anni sempre più aziende affermate si sono orientate verso questo nuovo modus operandi, al fine di rimanere sempre produttivi e connessi.

Dare libertà quotidiana alle persone, fa aumentare la loro soddisfazione e felicità oltre che a stimolare la creatività. Ricordiamocelo: un dipendente felice all’interno di una realtà aziendale, è un dipendente più produttivo. Quindi il guadagno che se ne ricava non è solo per gli impiegati ma anche per le aziende stesse.

Esso rappresenta una tipologia di lavoro moderna e versatile perché è in grado in incorporare le diverse personalità di un team e si adatta anche a diversi tasks. La realtà quotidiana di molte aziende è ben diversa dall’avere tutti i componenti del team in postazione 8h al giorno. Ad esempio un dipendente potrebbe occupare la scrivania in mattinata e al pomeriggio essere impegnato in riunioni, in calls o in un incontro fuori sede con un cliente. In questo modo ci saranno molte postazioni più libere e disponibili per chi le necessita e l’efficienza degli spazi sarà massima.

In un sondaggio CBRE del 2018, riguardante il tema del trovare una soluzione per il futuro dell’agilità lavorativa, il 52% dei leader appartenenti al settore immobiliare aziendale ha dichiarato di aver pianificato di implementare un certo livello di posti a sedere non assegnati. Il 45% ha anche dichiarato di voler reinventare gli spazi di lavoro tradizionali. I partecipanti al sondaggio hanno sentito la forte esigenza di migliorare l’efficienza e la flessibilità degli spazi e dei propri impiegati e oggigiorno il fattore Coronavirus ha sicuramente accelerato il processo e reso più evidente questo bisogno.

Per quali aziende è adatto?

Essendo un concetto che ribalta il tradizionale modo di vivere l’ufficio, è sicuramente adatto ad aziende con un mindset più fresco e innovativo. Inoltre, si applica meglio in contesti lavorativi medio-grandi dove ci sono molti dipendenti e diverse divisioni aziendali.

L’hot desking è quindi adatto per aziende che sostengono e promuovono nuove modalità di lavoro, sicuramente più flessibili e meno tradizionali.

Il caso LEGO

A questo punto dell’articolo, vogliamo indicarvi un esempio rilevante di un’azienda che ha deciso di reinventarsi sulla base dell’innovazione: stiamo parlando di LEGO.

Negli uffici di Londra, Singapore e Shanghai il CEO di LEGO, Niels B. Christiansen, ha voluto implementare una sottocategoria dell’hot desking: l’activity based working (ABW).

Il concetto di ABW è caratterizzato dal fatto che ogni area di lavoro individuale è progettata per adattarsi al proprio lavoro e alle proprie attività. Questa soluzione offre spazi progettati per ogni singola attività in base a ciò che il dipendente sta facendo. Oltre ai tradizionali spazi di lavoro, sono presenti stanze private insonorizzate per le persone che vogliono concentrarsi da sole. Se invece c’è in programma un pomeriggio di riunioni e presentazioni, si può prenotare una sala conferenze.

L’obiettivo è quello di far sì che i dipendenti perseguano il miglior rendimento possibile spostandosi dove è più adatto a lavorare meglio in base a ciò che stanno facendo.

Questi uffici rappresentano al meglio ambienti lavorativi in cui è facile generare nuove idee e contemporaneamente risparmiare spazio fisico all’interno di un ufficio.